學(xué)校基本建設(shè)檔案管理措施

時(shí)間:2022-05-18 03:01:10

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學(xué)校基本建設(shè)檔案管理措施

摘要:在學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中,基本建設(shè)檔案是重要的組成部分,同時(shí)基本建設(shè)檔案也是學(xué)校檔案管理的重要組成部分。基本建設(shè)檔案是學(xué)校基建項(xiàng)目整個(gè)過程的真實(shí)記錄和原始憑證,是學(xué)校以后進(jìn)行維修、改擴(kuò)建的重要依據(jù)。本文將對(duì)學(xué)校基本建設(shè)檔案的特點(diǎn)和基本建設(shè)檔案工作中存在的問題進(jìn)行詳細(xì)分析,并提出幾點(diǎn)加強(qiáng)學(xué)校基本建設(shè)檔案管理的具體措施,以供參考。

關(guān)鍵詞:學(xué)校檔案;基本建設(shè)檔案管理;具體措施

隨著我國二胎政策不斷開放,即將入學(xué)的學(xué)生數(shù)量不斷增多,在校生規(guī)模不斷擴(kuò)大,為了充分響應(yīng)國家教育體制改革的號(hào)召,必須加大學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入,擴(kuò)大學(xué)校教學(xué)面積,為學(xué)生提供更好的學(xué)習(xí)環(huán)境,提高學(xué)校教學(xué)水平。學(xué)校擴(kuò)大教學(xué)面積,增加工程施工之后,也會(huì)產(chǎn)生大量基本建設(shè)檔案,根據(jù)國家頒布的《檔案法》等相關(guān)規(guī)定需要將學(xué)校基本建設(shè)中所有相關(guān)資料加以匯總和整理,存放到檔案室儲(chǔ)存保管。為了提高學(xué)校基本建設(shè)檔案管理水平,應(yīng)充分了解基本建設(shè)檔案的特點(diǎn)以及基本建設(shè)檔案管理中存在的問題,有針對(duì)性地制定基本建設(shè)檔案管理措施,保護(hù)好相關(guān)文件。

一、學(xué)校基本建設(shè)檔案的特點(diǎn)

(一)學(xué)校基本建設(shè)檔案具有反復(fù)利用性

學(xué)校運(yùn)營期間,對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施使用頻率始終居高不下,需要不斷完善基本設(shè)施場所的建設(shè)。學(xué)校對(duì)各個(gè)教學(xué)樓和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和維修過程中,對(duì)于基本建設(shè)檔案的應(yīng)用頻率較高,基本貫穿于學(xué)校維修和改擴(kuò)建工程項(xiàng)目的始終,是維修和改擴(kuò)建工程項(xiàng)目必不可少的數(shù)據(jù)依據(jù),因此學(xué)校基本建設(shè)檔案具有反復(fù)利用性。在學(xué)校對(duì)基本建設(shè)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存保管時(shí),應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到基本建設(shè)檔案資料的反復(fù)利用性,保存真實(shí)有效、完備的基本建設(shè)檔案,以便后期學(xué)校開展相應(yīng)的維修、改擴(kuò)建工程項(xiàng)目時(shí)有最優(yōu)質(zhì)的學(xué)校基本建設(shè)檔案提供原始依據(jù)。

(二)學(xué)校基本建設(shè)檔案內(nèi)容具有復(fù)雜性

學(xué)校基本建設(shè)檔案不僅僅是幾張關(guān)于學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、整改意見和建議的文件性檔案,而是學(xué)校某一教學(xué)樓從建設(shè)之初對(duì)其進(jìn)行的規(guī)劃建設(shè)設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、采購報(bào)表、項(xiàng)目運(yùn)營報(bào)表、員工資料統(tǒng)計(jì)、各項(xiàng)施工項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),以及設(shè)備安裝的說明書、調(diào)試記錄、施工過程中現(xiàn)場資料管理、所有物料進(jìn)出場管理、設(shè)施設(shè)備的使用說明、工程施工過程中的意外事故記錄、以及在竣工階段工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、消防、防疫驗(yàn)收等所有紙質(zhì)版記錄和錄像版記錄等資料,具有較強(qiáng)的復(fù)雜性,所有基本建設(shè)檔案資料涉及到不同材料生產(chǎn)商,供應(yīng)商和政府部門,來源廣泛,資料珍貴,一旦有所丟失,很難再找回原版數(shù)據(jù),難以為后續(xù)學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施維修、改擴(kuò)建工程項(xiàng)目施工提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)支持。

(三)學(xué)校基本建設(shè)檔案具有周期性

學(xué)校運(yùn)營期間,學(xué)校的基本建設(shè)檔案具有強(qiáng)烈的周期性,因?yàn)閷W(xué)校在開展某一教學(xué)樓建設(shè)項(xiàng)目時(shí),從決策、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、決算、備案、開始施工、驗(yàn)收、提交一系列工程用時(shí)長短不同,最快的需要2-3年,最慢的甚至需要8-10年,每一項(xiàng)工程再提交各項(xiàng)報(bào)告由其他部門進(jìn)行審計(jì)、審批,投標(biāo)招標(biāo)以及采購物原材料和尋找合作的建筑企業(yè)都需要耗費(fèi)大量的時(shí)間;每一個(gè)建筑建完之后投入使用最少10年時(shí)間,最長可以使用幾十年或者上百年,像清華北大的百年學(xué)校等。由此,學(xué)校基本建設(shè)檔案也具有長周期使用性,伴隨著工程項(xiàng)目的存在持續(xù)使用。

二、現(xiàn)階段學(xué)校基本建設(shè)檔案工作中存在的問題

(一)基本建設(shè)檔案管理意識(shí)較低,沒有建立完善的基本建設(shè)檔案管理制度

截止到目前為止,由于學(xué)校的工作重心以教學(xué)工作為主,重視學(xué)生的升學(xué)率、優(yōu)生率,對(duì)于學(xué)校基本建設(shè)檔案管理工作的重視性認(rèn)識(shí)不夠充分,使得學(xué)校對(duì)于基本建設(shè)檔案和其他類型檔案的管理方式不同,更加重視學(xué)生學(xué)籍檔案、文書檔案以及教育教學(xué)檔案的管理,而對(duì)于基本建設(shè)檔案給予不同程度的忽視,學(xué)校基本建設(shè)檔案管理意識(shí)較低,沒有建立完善的基本建設(shè)檔案管理制度,基本建設(shè)檔案管理場所和儲(chǔ)存設(shè)備、儲(chǔ)存方式較為陳舊,沒有及時(shí)與學(xué)生學(xué)籍檔案和教育教學(xué)檔案、以及學(xué)校其他檔案一同建立信息化管理。

(二)學(xué)校基本建設(shè)檔案管理人員專業(yè)能力素養(yǎng)較低,業(yè)務(wù)水平不高

我國大部分學(xué)校檔案管理中并沒有專職的基本建設(shè)檔案管理人員,而是由統(tǒng)一的檔案管理工作人員對(duì)所有檔案進(jìn)行儲(chǔ)存保管。由于基本建設(shè)檔案具有較強(qiáng)的周期性和復(fù)雜性,基本建設(shè)檔案整理工作量較大,對(duì)于檔案工作人員來說,需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力,由于學(xué)校對(duì)于基本建設(shè)檔案的重視程度較低,使得檔案管理人員將更多的時(shí)間和精力放在學(xué)生學(xué)籍檔案和教育教學(xué)檔案的整理和儲(chǔ)存上,對(duì)于基本建設(shè)檔案沒有投入過多的精力。總體來說,學(xué)校基本建設(shè)檔案管理人員儲(chǔ)備不足,專業(yè)能力素養(yǎng)較低,業(yè)務(wù)水平較低。

(三)學(xué)校基本建設(shè)檔案管理資料儲(chǔ)存不規(guī)范,資料儲(chǔ)存質(zhì)量低

學(xué)校基本建設(shè)檔案具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和周期性,審批報(bào)告和設(shè)計(jì)圖紙從決策立項(xiàng)到最后竣工期間,檔案中所涉及到的類型和數(shù)量、內(nèi)容及收集、整理工作復(fù)雜難度之大,嚴(yán)重影響資料的完整性。在學(xué)校檔案管理工作人員對(duì)基本建設(shè)檔案進(jìn)行整理的時(shí)候,由于學(xué)校檔案管理工作人員對(duì)于基本建設(shè)相關(guān)專業(yè)知識(shí)掌握不足,對(duì)于檔案整理存在較大的難度,而且由于人員頻繁調(diào)動(dòng),經(jīng)常出現(xiàn)資料內(nèi)容與圖片、電子錄像的資料不匹配的現(xiàn)象,資料丟失等,資料失去連續(xù)性、完整性,使得基本建設(shè)檔案資料儲(chǔ)存呈現(xiàn)不規(guī)范、質(zhì)量低的情況。

三、進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校基本檔案建設(shè)管理的具體措施

(一)提高對(duì)基本建設(shè)檔案工作重要程度的認(rèn)識(shí),建立基本建設(shè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)

為了提高學(xué)校基本建設(shè)檔案的儲(chǔ)存質(zhì)量,及時(shí)做好各項(xiàng)基本建設(shè)資料的妥善保管和及時(shí)歸檔工作,首先應(yīng)提高學(xué)校對(duì)基本建設(shè)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高基本建設(shè)檔案管理工作的相關(guān)專業(yè)知識(shí),在學(xué)校內(nèi)加大對(duì)基本建設(shè)檔案工作的宣傳,爭取學(xué)校相關(guān)人員參與到基本建設(shè)檔案管理工作中,提高工作人員的責(zé)任心,加大培訓(xùn)力度,對(duì)基本建設(shè)檔案儲(chǔ)存管理工作開展相關(guān)專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高基本建設(shè)檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng),從而提高業(yè)務(wù)水平。建立完善的基本建設(shè)檔案工作網(wǎng)絡(luò),明確基本建設(shè)檔案管理工作的主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)以及各個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人,促進(jìn)基本建設(shè)檔案管理工作人員之間加強(qiáng)聯(lián)系,不斷優(yōu)化和提高基本建設(shè)檔案管理水平。

(二)建立健全基本建設(shè)檔案管理制度,健全相關(guān)責(zé)任機(jī)制

為了提高學(xué)校基本建設(shè)檔案的管理水平,學(xué)校應(yīng)結(jié)合學(xué)校基本建設(shè)檔案實(shí)際情況和檔案管理工作人員專業(yè)能力素養(yǎng),建立健全基本建設(shè)檔案管理制度,健全相關(guān)責(zé)任機(jī)制。將基本建設(shè)檔案管理工作進(jìn)行分工,每一個(gè)負(fù)責(zé)人,每一個(gè)工作人員都有自己的工作內(nèi)容和責(zé)任,一旦基本建設(shè)檔案出現(xiàn)資料內(nèi)容與圖片、電子錄像的資料不匹配的現(xiàn)象,資料失去連續(xù)性、完整性,直接將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上,給予相應(yīng)的懲罰措施。尤其當(dāng)員工出現(xiàn)調(diào)崗或離職,崗位變動(dòng)時(shí),及時(shí)將所有基本建設(shè)檔案工作事項(xiàng)進(jìn)行交接,確保基本建設(shè)檔案的完整。

(三)加大投入力度,積極開展基本建設(shè)檔案信息化管理

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,科學(xué)技術(shù)水平不斷提高,傳統(tǒng)的以紙質(zhì)版為主的檔案管理方式已經(jīng)不再適用于現(xiàn)今時(shí)展的需求,工作效率極低。在這樣的背景下,為了切實(shí)提高學(xué)校檔案管理工作效率,學(xué)校應(yīng)加大投入力度,積極開展檔案信息化管理,其中也包括基本建設(shè)檔案信息化管理。將所有從決策到?jīng)Q算到最后驗(yàn)收、提交工程項(xiàng)目所有涉及到的文稿、圖紙、有聲電子錄像和文稿等檔案數(shù)據(jù)都使用掃描設(shè)備掃描成電子檔,存放到硬盤加以儲(chǔ)存,進(jìn)行備份。實(shí)現(xiàn)使用電腦可以自動(dòng)檢索檢閱的功能,節(jié)約儲(chǔ)存空間,提高基本建設(shè)檔案管理信息化程度。綜上所述,學(xué)校基本建設(shè)檔案具有反復(fù)利用性、復(fù)雜性、周期性,在對(duì)基本建設(shè)檔案進(jìn)行管理過程中,要注意檔案資料保持完整性、連續(xù)性、準(zhǔn)確性,從而提高基本建設(shè)檔案的應(yīng)用價(jià)值。為了進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校基本檔案建設(shè)管理水平,學(xué)校必須提高對(duì)基本建設(shè)檔案工作重要程度的認(rèn)識(shí),建立健全基本建設(shè)檔案管理制度,建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),確定責(zé)任機(jī)制,將責(zé)任落實(shí)到具體責(zé)任人。加大培訓(xùn)力度,提高基本建設(shè)檔案工作人員專業(yè)能力素養(yǎng),提高業(yè)務(wù)水平和工作效率,加大經(jīng)濟(jì)投入,積極開展基本建設(shè)檔案信息化管理,提高基本建設(shè)檔案管理的數(shù)據(jù)化、信息化水平,從而保障學(xué)校基建檔案管理變得更加規(guī)范高效,充分發(fā)揮基本建設(shè)檔案的價(jià)值和作用。

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[2]徐大新.中專學(xué)校基本建設(shè)檔案的管理與建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界,2010(S2).

作者:薛新玲 單位:山東省青島西海岸新區(qū)第一高級(jí)中學(xué)