獨家原創:服務利用中對檔案壽命的影響

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現今檔案使用過程中，檔案壽命越來越受到重視。通過新檔案法的頒布，提出了現代各類檔案管理保護辦法。在實際工作中，只有堅持“以防為主，防治結臺”的原則來管理檔案才能更好延長檔案壽命。凡是檔案保管條件好的，檔案的變化就慢,檔案的“壽命”就會延長。所以說尋求科學的保管檔案的技術方法，是安全保管檔案的關鍵所在。目前比較通行的檔案保護技術學定義是：“檔案保護技術學是研究檔案制成材料損壞規律及科學保護檔案技術方法的一門學科。它的任務是最大限度地延長檔案的壽命。”在檔案管理過程中影響檔案壽命因素種類繁多，那么如何針對影響檔案壽命因素，采取何種措施解決問題。在此，本文就科學管理紙質檔案、電子檔案、磁盤檔案延長使用壽命作課題探討。

關鍵詞：種類繁多；影響因素；壽命延長

在21世紀到來之際，我國檔案現代化工作有很好的外部環境和內部環境，面臨一次發展的大好機遇。然而在以“信息時代”和“知識經濟”為特征的21世紀，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，說明檔案管理已朝信息化發展。如今眾多檔案管理辦法比比皆是，如紙質檔案、電子檔案、磁盤檔案等，然而影響它們使用壽命的因素也很多。

1電子檔案文件及保護

電子檔案文件是通過電子計算機來閱讀和處理的信息，從其載體的形式來看，它不再是傳統的紙張和字跡，而是新型的載體材料即磁性載體和光盤載體。

1.1電子檔案文件損毀的主要原因

電子檔案文件與紙張和縮微膠片相比，耐久性要差得多，除其自身質量的影響外，外界條件對電子檔案文件的影響也是十分重要的。

1.1.1不適宜的溫度和濕度的影響

一般來說，16℃～20℃的溫度，40％-50％的相對濕度是保管電子檔案文件的理想條件。不適宜的溫度和濕度會使磁性載體和光盤載體的壽命減少，導致制品發脆。光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料在高溫下很易變形，而光盤的表面只要有稍微的彎曲，都會影響激光束精確定位和數據讀寫。濕度大，磁性載體涂層中的粘合劑易吸水、粘連、脫落，使涂層移位和變形，造成記錄的信息丟失；還會使磁性載體材料中的粘合劑長霉、水解，導致磁性氧化物分離變成許多碎片并產生斑點，使磁性載體材料變質，永遠失去使用價值。濕度過低，則輸片時盤基(帶基)容易產生靜電，吸附空氣中的塵埃而損壞載體。

1.1.2有害氣體的影響

大氣中的有害氣體(如二氧化硫、二氧化氮、硫化氫、氯氣等)在一定條件下，沉積和吸附在磁性載體和光盤表面，分解出酸性化合物或氧化物等有害物質，腐蝕、破壞磁性載體和光盤載體，致使盤基(帶基)老化、變質，造成電子檔案文件信息丟失，盤體(帶體)損壞，壽命縮短。

1.1.3灰塵的影響

灰塵對電子檔案文件載體有物理、化學和生物損壞。如表面灰塵與電子檔案文件載體摩擦，使磁盤、磁帶、光盤表面產生劃痕，引起磁性記錄信號的衰減，造成記錄信息的損毀。灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞。同時灰塵還可作為有害生物(主要是霉菌)的培養基不斷地繁殖，落在電子檔案文件上，軟盤(磁帶)發霉后，不僅會使數據丟失，而且會污染驅動器讀寫磁頭，甚至會不斷傳染給其它軟盤(磁帶)。

1.1.4光線的影響

光線特別是太陽中的紫外線，能與電子檔案文件制成材料發生光氧化反應，使磁盤、磁帶、光盤的盤基、帶基老化，脆性增大，強度下降，耐久性降低，發生明顯的不可逆變化。

1.1.5機械磨損和震動的影響

磁性載體檔案文件使用時，磁盤、磁帶都是在驅動器內高速運行，長期使用會使它們磨擦損傷，電子檔案文件在保存和傳遞過程中也會產生磨擦、磨損、劃傷、彎折等現象，這些都會引起磁記錄信息和光盤記錄信息損壞。強烈的震動，也會影響磁性載體材料中磁物質內部磁分子的排列次序，對剩磁也是一種潛在危害，能破壞已記錄的信號。

1.1.6磁場的影響

磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應強度在記錄和讀出信息時起著決定性作用，隨著磁性涂層剩磁的消失，磁性載體所記錄的信息將會蕩然無存。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層剩磁退磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，影響讀出效果。事實上，在我們周圍的環境里，存在著多方面的電磁干擾，如電動機、發電機、變壓器、電視機、放大器等。經調查，30奧斯特的外磁強度就會對磁性載體產生磁化效應；外磁場強度超過50奧斯特能產生明顯的退磁，就有可能將磁性載體上的信息抹掉，使磁性載體材料失去應有的功效。

1.2如何電子檔案文件的保護

[2]電子檔案文件一方面以更準確、形象、生動以及最簡便的信息記錄方式和便于檢索、海量存貯等無可比擬的優越性得到人們的青睞；一方面又以不易保存，一旦出錯，滿盤皆無的品性警告人們對其加強保護。電子檔案文件載體沒有紙張和縮微膠片保存時間長，普遍認為磁性載體保存時間為10年左右，光盤保存時間為10～20年，且保管不善，容易引起故障，這與檔案要求的保管期限相差甚遠；因此，應采取有效的措施，加強對電子檔案文件的保護。電子檔案文件在保存時，要求一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。

1.2.1軟盤(磁帶)的保護

軟盤(磁帶)作為微機系統的重要外存貯器，在數據備份，信息交換等方面起到了重要作用。正確使用和保存軟盤(磁帶)，能有效地延長其壽命。

控制好溫濕度，防止高溫、高濕以及低溫、低濕對軟盤(磁帶)的影響。防止溫濕度急劇變化，在24小時內溫度變化不得超過±3℃，相對濕度變化不得超過±5％。在使用過程中溫度、濕度相差較大時，要在環境中平衡后才能使用。

嚴禁折彎盤片和觸摸盤片裸露表面。折彎盤片會損壞盤基和磁性涂層；觸摸盤片會擦傷介質表面，如留下了指紋，會因粘上灰塵使其發霉，導致數據存儲出錯。一旦磁盤(磁帶)發霉，絕對禁止使用，以防損傷磁頭；要用干凈藥棉蘸高純度酒精洗干凈、干燥后才可使用。

保持清潔，不要吸煙，防止灰塵和有害氣體對軟盤(磁帶)的污染和危害；防止強光的影響，不允許紫外光線直接照射在軟盤(磁帶)上。不可在軟盤(磁帶)上堆放、壓放重物，以免引起變形和永久性損壞。軟盤(磁帶)存放時，應使其豎直地放在盒內，確保不被擠壓、彎曲和折疊。

防止外磁場的影響。軟盤(磁帶)在保存和使用過程中要確保不受外磁場的破壞，一定要遠離強磁場；庫房建筑最好是由抗磁性材料制成的圍護結構，磁性載體應存放于抗磁性的框架內，使保存軟盤(磁帶)周圍環境的雜散磁場強度低于l奧斯特；珍貴的檔案文件可放在金屬盒內保存。另外，還要防止靜電作用而引起磁性載體的數據信息丟失。

不能用圓珠筆或鉛筆在軟盤上直接書寫，如需加標記，應先將標簽內容填好，然后貼到封套上去。嚴禁用橡皮筋、繩子、夾子來捆夾軟盤，以免造成封套或軟盤介質損壞、變形。軟盤(磁帶)在使用和傳遞時，要輕拿輕放，嚴禁劇烈震動和翻滾。

磁帶在理想的溫濕度環境條件下(溫度為18±12℃，濕度為40±5％)，可每隔3-5年倒帶一次；若不能保持上述溫濕度范圍，倒帶間隙應視保存環境不同而相應縮短。倒帶速度要慢，倒帶卷繞張力要恒定，保持1.7～2.2N(牛頓)，磁帶倒帶后要保持在標準的讀寫狀態。

定期檢查及清洗磁帶機、軟盤驅動器，嚴格遵守操作規程使用磁性載體材料。磁性載體保存信息的時間是有限的，在保存過程中，應定期復制，在正常保存條件下，軟盤(磁帶)可每10年復制一次。

1.2.2硬盤的保護

硬盤采用溫氏技術之后，可靠性大為提高。但如果不注意使用方法，也會引起故障；硬盤的損壞大約70％是人為操作不當造成的。因此，對硬盤進行預防性維護是十分必要的。

注意環境的溫濕度和清潔條件。由于主軸電機是高速運轉的部件，再加上硬盤是密封的，所以周圍溫度太高，熱量散不出去，會導致硬盤變形，產生故障；但如果溫度太低，又會使硬盤受熱脹冷縮的影響，影響硬盤讀寫效果。因此，要加強對溫度控制，采取防潮措施。硬盤雖然工作在一個密閉式結構的密封體中，以帶有超精過濾紙的呼吸孔與外界相通，它可以在普通無凈化裝置的室內環境中使用。但是若使用環境灰塵過多或太潮濕，也會使呼吸過濾器堵塞，影響空氣過濾系統的正常工作，導致硬盤損壞。所以，要保持環境衛生，減少空氣中含塵量，并適時清除印制電路板上及主軸電機轉子部分的積塵。

減少震動沖擊，防止磁場影響。硬盤驅動器應平穩固定好，否則當執行讀寫操作時，一旦發生振動，磁頭易劃傷盤片的數據區。因此，硬盤驅動器執行讀寫操作時，不要移動或碰撞工作臺，否則，易使磁頭劃傷盤片，造成盤片上的信息讀寫錯誤。另外，盡可能使硬盤驅動器遠離強磁場，如音箱、電臺、電機等，以避免磁盤里所記錄的數據遭到破壞。

注意防靜電。硬盤驅動器的外殼一般都有接地插片，在加電之前就應使其接入微機系統的地線，切不可加電啟動后隨意插拔。另外，硬盤驅動器中采用了許多微電子器件，對靜電均很敏感，同微機系統一樣，應注意防止靜電的危害。

做好微機硬盤分區表、主引導扇區以及CMOS參數的備份工作，以便系統崩潰時能有效地找回已存儲的檔案文件。定期對微機進行病毒檢查和系統維護工作，使存儲在微機硬盤中的檔案文件處于一個相對安全易于整理的環境中。

1.2.3光盤的保護

控制好溫濕度，防止不適宜的溫濕度對光盤載體的危害。保持清潔，防有害氣體與灰塵對光盤的破壞。光盤在使用時不能用手直接接觸盤片的信息部；光盤使用后應放在盤盒中儲存，避免長時間暴露在空氣中遭受灰塵、有害物質的侵蝕。光盤在保存時，還應注意防止強光(特別是紫外光)和靜電對光盤的危害。

禁止用橡皮筋、夾子等來捆夾光盤，以防造成光盤介質的損壞和變形。嚴禁折彎盤片，折彎盤片會損壞盤基及記錄介質。光盤存放時，應以豎直方式放在盒內，確保不被擠壓。采用具有防潮、防磁、防靜電等功能的儲存柜有利于光盤的保存。光盤在正常的保存環境中，每隔10年～15年復制一次。

1.2.4優盤（閃存）的保護

這是最近兩年才出現的新的存儲載體。

優盤的優點：與軟磁盤相比，存儲容量大，讀取速度快，穩定性好；使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驅動器，Windows2000以上的操作系統都自帶驅動程序。

優盤的缺點：目前價格相對較貴，保存壽命還不能完全確定，缺少通用標準。

優盤的維護：閃存介質理論上可反復使用10年，但這只是理論值，實際使用過程中受環境、操作規范、產品質量等因素的影響，往往達不到這個標準，故在平時使用中要注意閃存的維護。

注意使用環境。普通儲存設備在-20℃—55℃，濕度在65%時仍然可以正常使用。1GB以上的產品性能條件更加寬松，最高規格的產品的工作溫度普遍是在-20℃—65℃。如果超過這些指標的環境，建議避免使用，以免損壞移動儲存設備。

正確插撥。雖然移動儲存設備支持熱插撥，但在卸載設備前，一定要等到計算機對儲存設備的讀寫完畢時再進行，否則很可能損壞硬件設備或者破壞數據。

減少低格次數。使用時如果發現閃存盤的盤符丟失，容量驟減或傳輸數據經常出錯時，可嘗試通過低格來修復。可是經常性低級格式化會損傷硬盤的介質，影響FlashRam的壽命。基于Flash存儲技術的內存設備在工作時是通過二氧化硅形狀的變化來記憶數據的，隨著時間的推移而變小，頻繁地初始化操作會加劇Flash芯片的老化。

從發展趨勢看，優盤可以完全取代軟磁盤作為小型移動存儲的介質。隨著信息技術的發展，電子檔案文件會越來越多，我們要加強對電子檔案文件載體的研究，并研究保護它們的技術方法，以便延長電子檔案文件的壽命。

1.3電子文檔幾方面保護

1.3.1電子文件設計制作時的保護要求。主要[5][1]包括文件制作系統的設計和制作時要系統設計出確保文件在形成中和公務流通中,以及歸檔長期保存過程中保障其原始記錄的真實、可靠、長久可讀的相關保護技術。

1.3.2利用傳輸中的保護技術。主要指電子文件在執行公務活動的流通過程中所遇到的保護問題。重要的是網絡傳輸中的信息安全問題。

1.3.3脫機歸檔材料的保管技術。主要針對載體的保護和內容的不斷遷移技術。

1.3.4記錄信息恢復技術。對因各種被污染、被破壞的檔案信息進行恢復的技術。

2電子與紙制檔案兩者差異及保護

2.1電子文件形成中的保護技術

電子文件形成保護技術是指文件在形成時通過軟件工程和相應的文件管理制度確保文件的真實、可靠、長久的技術。這方面主要涉及到標準(兼容性好)而安全的軟件開發和應用，電子文件形成過程中確保文件可靠性的各種監控、保障技術，如備份措施、加密技術、電子簽署技術、審計跟蹤技術等，以及相關的登錄認證、訪問控制、法律憑證依據等技術。有學者認為：“如果文件的生成者不從電子文件產生之時就采取措施來保證它們的可靠性的話，未來將沒有多少文件值得保留”。④這種文件形成時的保護技術如同紙質檔案形成時，對載體和字跡重視一樣，以確保文件從形成那一刻起就貫徹保護的原則。

2.1.1利用傳輸保護技術

利用傳輸保護技術主要指檔案在開放的網絡傳輸中的保護問題。如安全網絡的建立和運行、信息污染環境的控制技術(包括防計算機病毒技術)、防黑客攻擊技術、網上知識產權保護法規等。

2.1.2保管技術

保管技術包括兩方面：一方面可借鑒紙質檔案的保管技術，因為電子檔案也需要保存一定量的信息載體，這些物質實體同樣需要良好的環境條件，所以有關保存環境的溫濕度調控、防光、防塵等技術也是必須的；另一方面針對電子檔案材料結構的多樣性、復雜化，庫房中的管理措施更應注意強調個性化、多樣化，以適應不同形式材料的理化性能和保存環境的特殊要求。

2.1.3信息修復技術

信息修復技術是指信息一旦被破壞和污染后的恢復和搶救措施。如殺計算機病毒技術、數據庫修復技術、保持電子信息長期可讀性技術、磁盤、光盤等物質載體破損的修復技術等。

2.2電子檔案與紙制檔案差異及紙制檔案的保護

電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統紙質檔案在保護技術上有很大的差別，這些差別將是電子時代檔案保護技術的新領域[2][5]。

2.2.1載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

2.2.2環境條件影響的差異

1）溫濕度影響的差異

不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

2）灰塵影響的差異

灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發生粘結而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。

3）外來磁場和機械震動影響的差異

磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。

4）光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發生水解氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

2.2.3技術壽命的差異

紙質文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。

技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，使由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。

因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：（1）將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中；（2）在紙與縮微膠片上制作拷貝；（3）將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統的互連標準DA／ODLF，IRDS……，使不同系統和不同軟件的數據可以進行互換。這種方法不失為解決技術過時的新途徑。

2.2.4信息保護的差異

紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的，保住了紙質文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。

目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。其中，數據加密法是指按確定的加密變換方法對未經加密的數據作處理，使其成為難于識讀的數據；數字水印法是利用某種技術方法把作者的標志如印簽、花紋等隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時，這些標志是不會被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數字時間印章法用來確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時在網上登記的時間是無法改變的。然而，保護電子文件信息的技術只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術都在不斷地發展。

2.3紙制檔案的保護

紙張檔案之所以采取保護原始制成材料的方法,來達到保護檔案原始記錄的目的,是因為檔案的原始記錄被封閉在原始的制成材料上,二者不可分離。[5]紙張檔案中的原始材料和原始記錄共同構成了我們熟知的“原件”。在這個“原件”上,檔案的原始記錄性所包含的內容,諸如“特定的內容、載體、字跡材料、體例、格式以及有法定效力的簽署、印章等,其中任何一項發生變化,人們都有理由對它的原始性表示懷疑。原件還必須是由特定的作者,在特定的時空條件下制作完成,時間和空間的差異也可以作為否認其原始性的依據。所以“原件”對紙張檔案所涉及的原始記錄性的特征表現的一覽無余,它的存在和長久保存可以把紙張檔案的原始記錄性的真實性、完整性、可讀性完全保存下來。

3膠片檔案及其庫房保護管理

3.1膠片檔案的結構組成

3.1.1黑白膠片的結構組成

各種銀鹽型黑白膠片雖然其用途各有不同，但其結構卻基本相似，一般都是由保護層、乳劑層、防光暈層、底層、片基、背涂層等幾個部分組成。

3.1.2彩色膠片的結構組成

彩色膠片由保護層、感藍層、感綠層、感紅層、底層、片基和防光暈層組成。

3.2膠片檔案的保管

膠片檔案的保管就是要采取各種有效的措施、科學的方法，克服與限制可能損膠片檔案的各種不利因素，從而達到安全保管膠片的目的[4]。

3.2.1裝具

1）裝具材料。用于制作裝具的材料主要有紙張、塑料和金屬三類。

用紙張制作而成的膠片裝具有紙卡、紙袋、簿冊和紙盒等。制作膠片裝具用的紙張應為表面光滑的中性紙張,含酸量較高的紙張或含有硫或二硫化碳的玻璃紙不宜用于制作膠片裝具。用塑料制成的膠片裝具有片軸、片盤、片盒和封套等。膠片裝具應使用化學性能穩定、不易老化、耐腐蝕、不釋放有害氣體的塑料。金屬可用于制作片盤、片盒及柜架等。所用金屬材料一般為經過氧化處理的鋁或不銹鋼，也可使用經過噴漆、鍍錫或其他防腐蝕處理的金屬材料。

2）裝具類型。根據密封程度，膠片裝具有開放式、密閉式和密封式三類。

(1)開放式裝具。這是一種能防止膠片遭受機械性損傷，但不防光，并可以接觸到周圍空氣的裝具。這類裝具有開窗卡片、片盤、片夾等，短期保存的膠片檔案可使用這類裝具保管。

(2)密閉式裝具。這是一種能限制膠片與周圍空氣的接觸，并可以防光、防塵、防機械損傷的裝具。這類裝具有封套、片盒、平片箱等，短期保存或長期保存的膠片檔案均以使用這類裝具保管。

(3)密封式裝具。這是一種能完全切斷膠片與周圍空氣接觸，并可以防光、防空氣污染防潮的裝具。這類裝具有密封式平片盒、密封式卷片盒、密封袋等。主要用于膠片的長期保管或耐久保管。

3.3膠片檔案的保護

保管膠片檔案的環境和條件直接影響著膠片檔案的使用壽命,而做好庫房管理工作則能為膠片檔案提供良好的保護環境和條件。膠片檔案由于制成材料的特殊性,因而在庫房管理方面有如下具體要求[5]:

3.3.1控制溫濕度

膠片檔案對環境溫濕度要求較為嚴格，控制好庫房的溫濕度在膠片檔案的保護工作中占有重要的地位。根據國家檔案局1987年正式頒發的《檔案庫房技術管理暫行規定》，保存一般膠片的適宜溫度是14℃~24℃，相對濕度為45%~60%;保存母片的適宜溫度是13℃~15℃，相對濕度為35%~45%。在保管膠片檔案的過程中,有條件時應在庫房內安裝空氣調節機和除濕設備，以控制庫內的溫濕度，最大限度地延長膠片檔案的壽命。

3.3.2防止陽光照射

陽光直接照射在膠片上，會使膠片變色、脆裂。保存膠片檔案的庫房最好選用無窗庫房。庫房有窗時，可加設外遮陽和內遮陽設施，也可以把窗戶密封起來，以防止陽光直接照進庫內。

3.3.3保持庫內清潔

搞好庫房清潔衛生工作，是防塵的措施之一。因為灰塵能隨風飄揚而散布到庫房，而要杜絕灰塵的來源，除庫房圍護結構內表面采取必要的防塵措施外，在庫房日常管理中，定期進行庫房清潔衛生工作是必不可少的。

3.3.4注意預防火災

膠片制成材料多為易燃性物質，一旦發生火災，將會造成無法挽回的損失。在膠片保管過程中，膠片庫房要遠離火源；要禁止將火種，如火柴、打火機等攜帶進庫；嚴禁在庫內吸煙；庫內禁止使用明火；定期檢查電氣設備和線路，發現問題及時處理；庫內應設置氣體滅火設備和自動報警裝置。

3.3.5加強檢查

膠片入庫時，均應嚴格檢查驗收。要認真檢查膠片有無影響閱讀的劃傷、手印、污跡,有元受潮、脆裂、生霉現象，對于不符合要求的膠片應采取適當措施及時進行處理。在庫房管理工作中，應建立并嚴格執行檢查制度。可采用定期和不定期相結合的方法，隨時觀察和發現膠片的異常變化，以免造成膠片嚴重受損。

此外，當庫內外溫濕度相差較大時，膠片進出庫房前應在調節室或調節柜中進行溫度和含水量調節后方能進出庫房。

4聲像檔案及其保護措施

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。據調查（湖北馬房山區）發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

4.1聲像檔案管理存在的問題

4.1.1聲像設備存在著"一硬一軟"的現象

"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。

4.1.2攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區

攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。

事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。

5.1.3聲像檔案管理混亂，問題復雜

1）管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理

調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2）檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3）保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！4）收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今局面。

5）區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

4.2[5]加強聲像檔案管理的保護

4.2.1加強宣傳、提高意識

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

4.2.2加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

4.2.3加強監督，分類指導，注重業務培訓

針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

4.2.4結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

4.2.5全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

4.2.6建議檔案主管部門參與全區各類重大活動

針對地區重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面利用。[來源

參考文獻

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