論利用過程中對檔案壽命的影響

時間:2022-10-02 15:37:42

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論利用過程中對檔案壽命的影響

摘要:本文中主要引用比較權威的最新的調查數據,圖表作比較。涵蓋紙質、聲像、膠片、電子等不同載體的檔案。除利用本身,可以擴展到為利用檔案而對檔案進行各式各樣的加工,如縮微,掃描,編研等工作中對檔案元件的損害。不要局限在傳統意義上的利用。對利用過程中檔案壽命的影響形式分析,以及應采取那些有效措施,可以減輕對壽命的影響進行撰寫。

關鍵字:檔案壽命利用影響

1.檔案的種類

根據檔案的形成情況和用途,一般將檔案分為:文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。另外對于一些專業性、業務性較強的業務,也可以建立專門檔案,如:稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等等。

1.1設備投資與技術要求

1.縮微技術:設備投資大,使用技術復雜。一套完整的縮微設備需要投資約一百多萬元,用房約近100平方米。縮微工作中,拍照、成像、閱讀、拷貝等工序要求技術高、精度高,需要專業技術人員或經專門培訓過的工作人員才能操作。2.光盤技術:設備簡單,易推廣普及。光盤技術對設備的要求不高,在一般檔案館現有計算機設備上再附加一些設施即可。光盤管理系統具有很強的實用性,其功能設計完全可以依據檔案工作的實際需要及人們利用檔案的習慣,整個系統可以緊密結合實際。光盤管理系統使用方便,采用菜單式人機對話方式,操作人員稍加培訓,即可按照提示進行操作。

1.2復制存儲與成品保存

1.縮微技術:復制工藝過程復雜,縮微品保存條件要求苛刻。縮微拍攝的工藝過程較為復雜,要求很高,需要工作人員長時間的操作練習。在復制過程中,人、設備、材料、操作方法、環境等因素及每一個環節都影響縮微膠片質量。從理論上來說,縮微品可以長期保存,但縮微品保存條件要求相當苛刻。縮微品庫房環境溫濕度必須保持在一定范圍內,還要定期卷片防止發生粘連。

2.光盤技術:錄入快速、精確,保管方便、簡單。光盤技術的復制錄入較為簡單,只需稍加培訓就可操作。目前錄入手段應用較多的是光電掃描儀。它可以將檔案原件以圖象方式輸入到光盤中去。掃描儀最大的特點是快速、精確。一般A0幅面的滾筒式掃描儀的掃描分辨率可達500DPI,只要幅度不大于A0,長度不限的任何圖紙均可一次掃描輸入,掃描一張標準A0圖分辨率300DPI約需80秒。光盤存儲密度高,一張525英寸的光盤能存儲1000多兆的字節,相當于存放上萬頁的A4文件或相當于13盤16毫米縮微膠卷的存儲量。光盤體積小,對環境要求不高,抗惡劣環境能力強,即使在平常環境下也能長期保管。

1.3檔案檢索與信息輸出

1.縮微技術:檢索較慢,輸出費時。

一般情況下,膠片是以張或卷為單位進行編目,這樣查閱時必然要翻閱大量的卡片,效率很低。縮微的輸出是利用顯示閱讀器和還原復印等設備,費時,費力。

2.光盤技術:檢索快速、準確,輸出靈活、方便。利用計算機對光盤進行檔案數據的檢索,可謂快速、準確、方便。利用快速檢索功能,可以在幾秒鐘之內,對幾萬數據進行查詢。在查詢中,可以根據自己的需求,提出查詢的具體名稱,也可提出需查詢的大致名稱,或幾個名稱進行組合。可進行模糊檢索,使檢索變得更加靈活、方便。光盤的輸出更加方便、準確。存在光盤中的文件和圖紙可利用計算機很方便地輸出,對一些數據還可以進行統計后打印輸出。輸出可以利用各種輸出設備,如針式打印機、噴墨打印機、激光印字機等。現在由于采用了高質量噴墨打印機而不是繪圖儀,使輸出圖紙的精度和速度大為提高。

1.4憑證作用與法律效力

1縮微技術:縮微品具有法律效力,可作憑證使用。

《檔案法實施辦法》對檔案縮微品的法律地位作了規定:“各級各類檔案館提供利用的檔案,應當逐步實現以縮微品代替原件。檔案縮微品和其它復制形式的檔案,載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的,具有與檔案原件同等的效力。”世界上有些國家和地區,允許縮微品作為法律上的原始證據,如:日本、美國、澳大利亞、加拿大、英格蘭、蘇格蘭、德國、意大利等國。

2光盤技術:法律效力有待探討,限制光盤取代檔案原件。

光盤的法律效力目前處于探討階段。有人認為光盤技術是將原件上的文字、圖像經處理后以數字形式存儲,容易在輸入輸出時被刪改,故光盤存儲的檔案不具有法律憑證效力。正如美國國家檔案與文件管理局《關于數字圖像與光盤數據貯存系統的報告》中所說:“聯邦法院更愿意接受機構在日常事物處理過程中形成的檔案原件作為證據”。加拿大的有關章程也提到,數字圖像版本的可信度與檔案原件本身并非完全一致。美國大多數政府檔案館限制數字圖像技術用于永久保存的公共檔案。三、縮微技術:與光盤技術長期共存。光盤技術:發展前景廣闊。

縮微技術在保存期限、法律效力、標準化等方面優于光盤技術,具有頑強的生命力。與光盤技術相比,縮微技術是一項成熟的應用技術,已實現標準化、規范化,不少國家不僅用它管理檔案、資料、圖書、情報,它還被廣泛應用于辦公室工作和出版發行等工作。縮微品的保存期限較長。據有關材料記載:“國外有關試驗結果表明,在一定的條件下,縮微膠片壽命可達500年以上”,也有的說一般可保存100到150年。光盤技術發展至今,對其保存期限說法不一。有人斷言其壽命為10-20年,有人稱可長期保存。但多數專家認為光盤保存信息期限為10年以上。不同種類的光盤壽命也不盡相同。所以,在今后一段時間內,縮微技術還將因存儲方面的優越性繼續存在下去,和光盤技術一起促進我國檔案管理現代化的發展。光盤技術的技術優越性是縮微技術無法與之相提并論的。目前,光盤技術的技術優勢正以咄咄逼人之勢迅猛發展。光盤技術應用于檔案管理,可實現檔案信息的海量存儲、隨機快速檢索、網際交流、遠距離傳輸及檔案工作的現代化管理。可以對檔案實行原文管理,在不動用原文的情況下,實現檔案的查詢、復制和利用。能保持檔案原貌,掃描后的圖紙能夠無失真的顯示和輸出,且在頁碼上也和原檔案一致。檢索快速準確、靈活多樣,且可實現模糊檢索。統計功能齊全,可進行各種館藏統計和檔案利用統計。能夠輸出檔案管理所需的各類卡片、目錄及報表圖等。光盤是兼有數字記錄和模擬記錄優點的存儲介質,不僅可以記錄數據,還可以記錄聲音、圖像等各類檔案,不僅可以存儲檔案目錄,而且可以存儲檔案全文、檔案原件如照片、圖片、錄像帶、錄音帶等,能很好地解決對聲像等不同載體檔案的一體化管理,可節省人、財、物,還可加大開發利用檔案信息的廣度和深度。光盤的應用將加速檔案管理現代化進程,實現對不同載體檔案的一體化管理,有利于檔案管理、開發和利用。隨著現代計算機技術日新月異的發展,光盤技術的更高密度、小型化和降低價格是不可逆轉的趨勢。其長壽耐用、統一標準問題也可望逐步解決。總之,光盤技術是一種很有發展前途的現代信息存儲和利用技術,它在檔案管理現代化進程中有廣闊的應用前景。

2傳統意義上的檔案利用

傳統的檔案集中保管原則,使檔案文化能夠借助國家政權的力量迅速自我修復。中國歷史上的檔案和檔案工作一直都處于統治政權的強有力的保護之下,盡管它所依附的政權一旦覆滅則難免連累它損失慘重,但由于后繼的政權仍然認可并繼續推行對檔案的集中管理,因此檔案文化也得以憑借新的政權力量進行自我修復,獲得再生。中國歷代開國皇帝大都是在政權建立之初就廣開獻書之路,大力搜集流散在戰亂中的檔案典籍;在百廢待興之際,不惜大興土木,修建檔案館庫以保證檔案典籍的集中保管;在建立新的政治體制的同時,檔案管理制度也隨之確立,檔案工作能夠較快地恢復正常秩序。反觀西歐國家的封建檔案工作,由于沒有形成國家檔案工作體制,也沒有集中統一保管檔案的傳統,大多數檔案機構各自為政,形同散沙,一旦遭遇變故,往往一觸即潰,難以再生。如許多的城市檔案館、教會檔案館和莊園檔案館等,大多消失在歷史長河中,其風采不再,便是例證。高度發達的史料編纂傳統,使檔案文化即使在遭受重創后,仍具有強大的再生能力。中國的檔案史料編纂歷史悠久,到了唐代,設館修史制度甚至得到國家的確認,史館成為有職守有組織的正式工作機構。中國古代的檔案與史料并無嚴格界限,在皇家檔案庫中,歷代編纂的歷史典籍常常與檔案一起存放,以彌補前朝檔案記載的不足。從孔子編訂《六經》,劉向父子整理史料,司馬遷編著《史記》,劉知幾纂修《史通》,司馬光編修《資治通鑒》,直到近代章學誠的《文史通議》,都體現了優秀的史料編纂傳統。因此,盡管歷史上許多檔案原件已經蕩然無存,但后人仍能從這些典籍中了解散佚檔案的內容,史料典籍的編纂為傳統檔案文化的延續和再生起到了承上啟下的作用。

3.檔案在利用過程中的影響

3.1溫濕度對檔案壽命的影響

檔案館館藏檔案按照檔案材料本身質地可分為:紙質檔案和特殊載體檔案#錄音帶、錄像帶、光盤、縮微品等$。當霉菌侵入紙質檔案時,霉菌在繁殖和代謝過程中會產生多種有機酸,而噴墨打印文件與藍色復印紙件。五六十年代的檔案中有這種復印紙的字跡一般呈堿性,堿遇酸會產生化學變化,相互中和,使字跡模糊,這會給提供利用檔案帶來不便,長此以往甚至會給檔案工作帶來巨大的損失。另外,紙質材料本身就顯酸性,加之霉菌產生的有機酸,會加重紙質的酸濃度,使紙張的耐久性降低,從而降低檔案的壽命。

檔案館庫房溫濕度調節失調到一定程度時,就為煙草甲、黑毛皮蠹、毛衣魚等害蟲生長、繁殖創造了條件,這些害蟲有的擅長打洞,有的擅長拉網,擅長打洞的害蟲會破壞檔案的完整,造成字跡消失,甚至使檔案損毀;擅長拉網的害蟲,網彌漫于檔案中,網的有機成分長期腐蝕檔案,會使紙質檔案字跡不清,耐久性降低,嚴重的會造成紙質檔案的損毀、特殊載體檔案信息丟失。因此,對檔案館庫房溫濕度進行科學而合理的調控非常必要。科學調節檔案館庫房溫濕度,利用檔案保護科學研究成果防治檔案霉菌和害蟲檔案館庫房最好用空調機#或除濕機$調節溫濕度,沒有空調的檔案館應積極采取措施,想辦法購進空調機#或除濕機$,這樣才能科學有效地調節檔案館庫房溫濕度;另外,安排庫房管理專業人員每天至少三次作溫濕度登記,并將登記結果保存,以便掌握庫房溫濕度的規律進行有效調控。一般溫度在14-25OC,相對濕度為50%-55%的環境中存放檔案為宜。檔案館庫房溫濕度的科學調節,有利于將霉菌和害蟲阻斷于檔案之外,能延長檔案的壽命,充分發揮檔案為發展經濟、造福一方服務的歷史使命。另外,利用防霉、防蟲的科研成果防治霉菌和害蟲對檔案的侵害,采取以防為主,防治結合的工作方針,能促使檔案館庫房檔案的保護工作做到防患于未然。01’防霉殺菌劑、香靈草2%防蟲殺蟲劑是兩項經國家鑒定的科研成果,它安全、環保、有效,適合于檔案館庫房使用。防霉殺菌劑適用于銀鹽膠片、紙張、磁帶、皮革等材料的防霉,是純植物防霉藥,既可用于長期防霉,也可用于生霉嚴重時快速殺霉,而且對檔案材料無不良影響,保證人體安全,不污染環境。香靈草2%防蟲殺蟲劑可以抑制害蟲不能進入性成熟期,從而造成害蟲發生世代減少,控制害蟲數量。經專家鑒定,2%防蟲殺蟲劑毒效范圍廣,對各形態害蟲均有殺滅作用和驅避作用,并且對紙張字跡無影響,適用于檔案入庫前的消毒,生蟲檔案的消毒,也可用于庫房殺蟲與防護。防霉殺菌劑與防蟲殺蟲劑的研制成功,給檔案保護工作注入了新的活力,可以有效地防霉殺菌,防蟲殺蟲,延長檔案的壽命,充分發揮檔案應有的作用。

3.2影響磁記錄檔案的壽命的因素

磁記錄技術是一種信息存儲技術,它是利用磁性材料的特性!把經過轉換的聲音#圖像和數據等信息記錄保存下來,需要時可再重放的技術。凡能轉換成電信號的一切信息,原則上都能以磁記錄的方式加以記錄,制成“磁記錄文件”進行保存和傳遞信息,從而使許多磁記錄文件轉變成磁記錄檔案。磁記錄檔案種類很多,按其載體特征分有磁帶、磁盤、磁卡等形式。影響磁記錄檔案耐久性的內因主要有磁記錄材料的特點和磁記錄材料的加工過程;外因主要有外磁場、溫度、濕度等外部環境。本文將以磁帶為代表來研究影響磁記錄檔案材料壽命的因素。

磁帶通常是在薄膜狀的塑料帶基上均勻涂布磁漿層而制成的,由帶基和磁層兩大部分組成。用來制作帶基的材料主要有聚氯乙烯、醋酸纖維素酯、聚酯(滌綸)薄膜。以聚酯為帶基的磁帶耐久性最好,以醋酸纖維素酯為帶基的磁帶耐久性較好,以聚氯乙烯為帶基的磁帶最不耐久。磁層是磁記錄介質,它的穩定性,特別是磁穩定性,決定了磁帶信息存儲的耐久性。構成磁帶記錄介質的基本原料碳粉是決定磁記錄介質特性的主要因素。它要求磁粉具有足夠的矯頑力,以便有效地記錄信息,但又不能高得難以消磁。帶基和磁介質是通過粘合劑粘附在一起的。

磁帶檔案的耐久性不僅與磁帶制成材料的持久性有關,還與磁帶記錄信息的可*性有關。主要表現在:一是磁粉馳豫時間。馳豫時間是指熱運動引起的、破壞顆粒磁距之間有序排列的時間。磁粉馳豫時間的長短取決于磁粉顆粒的體積大小,磁粉顆粒越大,其馳豫時間越長。磁粉顆粒的增大固然能增加信號存儲的穩定性,但大顆粒磁粉會導致均勻磁化效果的下降,因此,磁粉顆粒的大小必須控制在一定范圍內,這就使信息在磁記錄介質上的存儲時間受到限制。據有關資料介紹,磁帶保存在較理想的環境中,保存時間只有20年左右。二是噪波。噪波是指磁帶在重放過程中出現的干擾信號,主要有調制噪聲、復印效應和冒碼。三是失真。失真是指在重放時磁帶的輸出信號與輸入磁帶的信號不一致,出現信號畸變現象。四是信號漏失,是指磁頭在記錄過程中將所需要的信號遺漏或丟失。

外部環境對磁帶耐久性的影響。一是外磁場。依據消磁原理,當磁帶所處外磁場強度超過50奧斯特(3.98×10A/M)時,就會將磁帶的信息抹掉。二是溫度。高溫會加速磁帶帶基材料的老化,帶基的抗張強度隨環境溫度的上升而下降,抗張強度下降的磁帶在使用過程中易產生變形而造成磁帶信號失真。環境溫度低固然能提高帶基的抗拉性能,但低溫下帶基的脆性增加。溫度的波動往往會使磁粉顆粒松動與脫落,降低磁帶的使用壽命。三是濕度。濕度過低(如小于40%)會使磁帶電阻值增大,在使用過程中造成靜電集聚而吸附塵埃,導致磁帶的磨損,輸出信號出現放電雜波。若在太干燥的條件下,磁帶會發脆易壞。高濕會造成磁帶粘合劑的水解或潮解,引起磁層損傷,且使磁帶中有機物霉變,導致重放信號失真或丟失。四是塵埃及異物。如磁帶上面的粉塵、工作環境內的塵埃或纖維等,使磁層表面凸起13um×1um(高×寬),便能引起信號失真。另外,光、有害氣體、強烈摩擦或震動也會影響磁記錄檔案的壽命。

4.對策方法與分析

維護檔案的完整與安全,最大限度地延長檔案的自然壽命,是檔案保管中必須達到的最基本的要求。檔案的安全保管取決于內外部兩個方面的因素。

1.影響檔案安全保存的內部因素是檔案的制成材料,包括載體和顯字材料,必須在生成檔案的源頭階段就引起重視。對傳統的紙質檔案,載體要盡可能選用不含酸性殘留物質、纖維含量高的高質量紙張,最好選用檔案專用紙。在字跡材料方面,應選用碳素墨水、黑色油墨等書寫和印制文件,杜絕色帶打印,不用鉛筆、圓珠筆、復寫紙、純藍墨水等不耐久的字跡材料。

2.影響檔案安全保存的外部因素主要有溫度、濕度的控制,有害生物如霉菌、檔案害蟲的預防與殺滅,有害氣體、灰塵、紫外光線的預防等。控制檔案的長久保存,必須從內部因素和外部因素兩個方面同時進行。對于影響檔案長久保管的內部因素,必須從檔案文件的源頭抓起,在文書形成階段就著眼于其日后轉化為檔案的需要,采用合格的檔案用紙和墨水,印刷油墨-。遇有傳真、電報等不可抗文件時,應及時復印,將復印件附原件后一并歸檔。在檔案室、檔案館保存階段,應避免一切不利于檔案保護的因素,選用專門的有利于檔案保護的檔案用品,建設高標準的檔案庫房,達到防高溫、防潮、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等要求,對于新型檔案,如磁盤、磁帶等,其庫房還應達到防磁要求。這就是檔案保護中的“八防”。

3.在庫房管理上,應避免一些不利的季節氣候現象對檔案保護的危害。如在南方地區的梅雨季節應著力檔案庫房的防潮,嚴格控制庫房濕度,可采用提高庫房密閉性能,輔之以抽濕機、空調等去濕,將濕度控制在標準之內。在夏季,應著力控制庫房溫度,防止高溫條件下紙張及其它載體的快速老化。為減少紫外光的危害,在檔案庫房內,應避免陽光直接照射到檔案上,庫房照明應選用白熾燈,不能使用日光燈,等等。

如何延長檔案壽命

檔案的特殊價值,要求我們對檔案必須長期或永久地保存,以利于無限期地開發利用。然而,檔案的壽命卻是有限的,怎樣協調“有限”和“無限”的矛盾呢?只有最大限度地延長檔案的壽命,才能縮短“有限”和“無限”之間的差距,使檔案更好第為社會服務。影響檔案壽命的內外因素有:一是檔案載體本身的性質;二是檔案存藏環境與日常管理。對我們檔案庫房管理員來說,在檔案已形成,內因既定的前提下,研究檔案存藏環境的條件與管理問題,控制外因對檔案的危害,具有重要的現實意義。在檔案已入庫的前提下,保存檔案壽命最關鍵的應是強化管理了,主要包括對庫房環境如溫濕度、害蟲等的控制,還包括對檔案管理人員自身的管理,如強化制度建設,以免在調卷還卷中對檔案的損壞,盡量避免外來人員進入庫房。其實延長檔案壽命,更關鍵的應該是前期控制,如對其載體的選擇,及時地進行歸檔以免遺漏等。

對于檔案來說,載體是檔案信息的承載者,檔案的壽命很大程度上受到載體的影響。保證檔案的壽命也就是保證檔案的有用性、可用性等等,那么載體的安全性是重中之重。現在檔案部門對檔案紙張、裝具及檔案管理日常所用設備和藥品等的控制,都是增加檔案壽命的有效措施。但這項措施實施似乎不夠令人滿意,有待檔案部門加強溝通和完善。電子文件的出現也帶來了“前端控制”的思想,我們在對電子文件進行前端控制的時候是不是也對紙質檔案進行一下“前端控制”。必須做到“八防”:防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。要想做到以上“八防”,還必須有三個重要的條件:一是法規制度健全,做到“有法可依”;二是領導重視,責任到人,做到層層負責。三是工作人員做事認真,達到積極工作,而非消極應付。“三個重要的條件”一旦具備,相信就會有充沛的人力、物力和財力的投入,以上“八防”也就可以做到了,從而延長檔案的壽命也就成為理想的現實了!但是,現實中很難達到全部條件的具備,所以應盡量來完善條件,而非找借口來逃避!關于在檔案已形成、內因已定的前提下,如何控制外因對檔案危害、延長檔案壽命問題,我認為不僅要優化檔案存藏環境,更要嚴格檔案日常管理,把二者有機結合起來,雙管齊下,方能收到事半功倍之效果。具體說來,一要優化檔案存藏環境。這是延長檔案壽命的客觀物質因素。檔案庫房是保存檔案的物質環境,檔案庫房環境條件的優劣,直接影響檔案的壽命,一般辦公用房、倉庫或其他建筑是不宜長期存藏檔案的。因此,必須優化檔案存藏環境,使檔案庫房符合有關標準要求,為延長檔案壽命奠定堅實的物質基礎。二要嚴格檔案日常管理。這是延長檔案壽命的主觀能動因素,也是決定性因素。因為物質基礎是靠人來支配和駕馭的,沒有人的管理,優質的檔案存藏環境也難以發揮其現代化檔案保護的作用。只要檔案管理者責任心強,工作一絲不茍,即使檔案存藏環境再差,也能保護檔案少受損失;如果檔案管理者責任心不強,工作敷衍塞責,哪怕是在全國一流的檔案庫房里,檔案也難免遭受損害。因此,必須通過建立健全規章制度、培養檔案管理者愛崗敬業精神、抓緊受損檔案搶救、提高檔案管理者業務素質等途徑嚴格檔案日常管理,最大限度地延長檔案壽命。如何有效的保護檔案,最大限度地延長檔案壽命,我認為有三個方面缺一不可:一是檔案收集過程中的保護。包括檔案室收集檔案材料時的保護與檔案館接收過程中的保護;二是日常的環境保護。包括硬環境與軟環境的保護,既要有溫濕度、光線等的調節,又要有電子版、多套制或分地點的保護;三是檔案利用過程中的保護。即提供利用時發現有破損或褪變跡象的檔案,及時進行修復或復制。

對于如何延長檔案壽命的問題,應該具體問題具體對待,并非所有的檔案都需要延長壽命,對于一些已失去保存價值的檔案應該及時地結束其壽命,到期的檔案應該迅速銷毀,不搞緩期執行。而真正需要永久保管的檔案也需要采取不同的管理措施,特別珍貴的檔案則需采取特別的措施,如美國的三份羊皮紙文件,蘇聯時期的馬恩列檔案庫,應該是不計成本地維持其壽命;而在一些檔案館對于一些具有鎮館之寶價值的檔案則需設置珍藏室,采取嚴格的保護措施,并控制使用;一般的檔案則只需按檔案庫房保護標準進行就行了。我認為應從檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、這幾個方面來談。首先從檔案的收集說起,一份文件材料在收集時若沒收集齊全、完整,是否影響起保存價值?整理檔案時在裝訂、分類、確定其保管期限時若不本著用歷史、全面、發展、效益的觀點來整理,是否有影響其壽命呢?保管分人為和環境(館、庫)等,只有在這些方面都作好的情況下,才能最大限度地延長檔案的壽命。還有在檔案信息開發利用時應注意保護好原件,使其不受到損壞等等。鑒定尤為關鍵,每份文件,每行文字都要閱讀等等,只有從這幾方面注意,這才能從根本上延長檔案的壽命。檔案的價值是無限的,檔案的生命是有限的。要把有限的生命煥發出無限的價值,有點難!一是保護意識應該常規化。如何延長檔案生命,應該貫穿整個檔案形成的過程!一件本可以保管得很好的珍貴文件在沒有形成檔案以前就面目全非,豈不是增加了保護的難度?加強重要材料的保護意識和宣傳教育,是非常必要的,能夠減少不必要的麻煩。二是黨政機關企事業等入檔單位,要按時移交,在本級檔案的管護工作中,檔案館因其專業性比其它單位做的好得多。三是加強執法力度保護檔案。檔案部門人員在業務指導過程中,要把檔案的保管作為重要事項來抓,大力加強執法力度,采取一定的強有力措施推進全社會的檔案保護意識。

事成與不成關鍵在人,維護檔案的完整與安全,最大限度地延長檔案壽命之事關鍵在當事者的職業操守與職業技能。所謂“當事者”乃擔當延長檔案壽命之事的使者,使者乃奉命辦事之人,即奉黨和國家人民之命行維護檔案的完整與安全,最大限度地延長檔案壽命之事,此乃“使命”也。時時刻刻牢記使命、認認真真履行使命者可謂“使命感”使然,使命感乃職業操守之要素,具此要素者還會有辱使命嗎?由此看來,如何維護檔案的完整與安全,最大限度地延長檔案壽命的關鍵在于千方百計地增強檔案保管者的使命感。我覺得站在檔案局館的角度,就“如何延長檔案壽命”的話題而言,對于“前端控制”問題,即決定檔案制成材料耐久性的問題,檔案部門可以說是鞭長莫及,只能是《檔案保護技術學》說說而已。檔案局館所能作的,一是從業務指導角度講,也只能是指導各類檔案室加強檔案保護技術工作,至于檔案室能否按要求做則另當別論了。從多數基層檔案部門的業務指導工作現狀看,大多是上半年督促指導上年度的文件歸檔工作,下半年指導驗收各單位的檔案管理達標工作(現在叫認證),盡管《認證標準》中有“十防”要求,但驗收時大多是看設備是否到位,也就是說平時很少專門指導過檔案保護技術工作。二是檔案移交進館后,檔案局館方能履行“檔案守護神”的職責,檔案局館該怎樣維護檔案的完整與安全,最大限度地延長檔案壽命應該是不言自明,只不過是因館因人而千差萬別罷了。

總之,檔案的長久保存是衡量檔案工作的基本要求之一,要將其貫徹到檔案工作的每一個環節和方面,責任落實到每一個文書人員、檔案人員。

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