語用原則表現參考

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交流思想，禮貌原則”與“合作原則”語用學的兩個最基本的原則。傳遞信息時需要遵守的基本原則。公文是傳達政令、溝通信息、推動公務活動開展的重要工具，為了準確地傳達政令，有效地溝通信息，公文的撰寫就需要遵循特定的語用原則。本文試圖從行政公文語篇的生成角度入手，探討其中“禮貌原則”與“合作原則”運用。

首先請看下面一份商洽函：

日報社關于青年記者業務進修的函

大學教務處負責同志：

您好！

現有一事，煩請你校給予解決。你校是知名高校，尤其是新聞專業，更是享譽全國。因此，我社曾于去年準備派記者到你校學習，但由于力量不足，未能實現。現根據國家有關部門關于盡快提高新聞工作者的素質的有關精神和上級要求，我社為了提高青年記者的業務能力，我們克服暫時困難，決定從現有記者中抽出12名青年記者，到你校新聞系記者進修班脫產進修一年，時間從年月日開始，到年月日結束。有關進修費用按上級有關文件規定繳納。如你校能同意，不僅是對新聞事業的大力支持，也是對我社工作的鼎力相助。對此，我們將不勝感激。希盡快函告我們。

此致

敬禮！

日報社人事處（章）

這份商洽函的內容雖然明白，但在語言運用上存在很大問題，違背了禮貌原則和合作原則，影響了商洽函的效用，具體分析詳見下文。

一、禮貌原則

禮貌原則是語用學所研究的內容之一。禮貌體現出人們對他人“面子”的意識，在語用學中，“面子”被稱其為自身的公眾形象。

萊可夫(Lakoff)主要從“面子”維護觀來對其進行了深入的探討。她描述了以下兩種不同的說話人可以遵守的禮貌原則：

1.不要強求于人。它一般適合于交際雙方權利和地位不均等的場合。遵守這一原則的說話人會盡量避免使聽話人去做不情愿做的事情，要么采用征求對方意見或者表示道歉的形式，要么改變自己的表達方式，運用恰當的語氣。例如上文的商洽函中“現有一事，煩請你校給予解決”，“決定從現有記者中抽出12名青年記者，到你校新聞系記者進修班脫產進修一年”，“希盡快函告我們”中的“解決”、“決定”、“盡快”等詞語都有強行之意，命令對方，而無商量征詢的口氣，也沒有尊重對方的誠意。再如“要”字在機關應用文中用得相當普遍，特別是在“指示”、“通知”、“決議”、“決定”、“會議紀要”等指令周知性公文中，運用較多。盡管出現的形式不同，但多是作為虛詞使用，表示希望、提醒、命令或要求人們去做某件事，采取某項行動。但是，在報告、請示等上行文文種中，一般不宜隨便用“要”字。在一篇公文中有這樣一段話：

當前，我們正著重解決商業、服務業人員對待顧客“冷、頂、撞、推”，甚至打罵顧客的不良傾向。要繼續搞好以遵守社會主義商業道德為主要內容的職工脫產輪訓……要積極推進零售商業、服務業的改革……要建立包括經濟效益和服務質量在內的考核制度……要對文明商店、文明個人，除給予榮譽，進行表彰……要進一步發展集體、個體商業網點……要努力改善服務設施……要積極發揮顧客和當地群眾的監督作用……同時，要采取積極的態度……

這段話看起來像是“指示”，是上級向下級布置工作，提出要求。而實際上是下級向上級和一些兄弟單位作匯報。造成這種不得體的原因關鍵在于一系列“要”字用得不切合身份，讓人感覺是一種必須、應該、一定等命令式的語氣。

香港政府布政司公務員訓練處編印的《公文的修辭技巧》中指出:“我們要因應文體需要、讀者身份及撰文目的來選擇恰當的語氣。一般來說，告示、警告或條例性文字的語氣較肅穆。但在日常公文中，我們宜采用較溫和的語氣，顧及讀者的感受。因此語氣不宜過分強硬，措詞也不宜激烈。”溫和的語氣和顧及讀者的感受準則決定著香港特區政府常用中文公文語用中同一手段選擇的標準，亦使之顯示出不同于一般中文公文語用要求的獨特的語言風格。這正是禮貌原則在香港特區政府常用中文公文中的生動體現。

還有，諸如請示性的公文，結尾處的“是否可行，請批示”、“妥否，請批示”等語句，發文主體所希望的是批“妥”而不是批“否”，批“是”而不是批“否”。后面的“否”只是一種虛念，前面才是實意，是行文的目的所在。這種句式不僅僅是公文的一種程式語，使文字顯得精練，更重要的是它尊重了閱文者，沒有強迫命令的語氣。

2.給對方留有余地。它一般適合于交際雙方權利和地位均等的場合，交際雙方的社交關系不是那么密切。一般而言，如果說話者希望勸說聽話人做某事，當他說話時會采取一些方式以便于給聽話人留下考慮的時間，到底是接受還是拒絕，同時也給自己留下回旋的余地。在函件中常常使用一些表示寬容諒解、測度假設之詞，其目的就在于尊重對方，給對方留有余地。例如一封催款函件：

貴方于年月日訂購節能燈管60箱，貨款金額合計1.5萬元，發票號為。想是貴公司交易繁忙，致生延誤，故致函提醒，敬請執行結算為荷。

作為處理公共事務的公文，表述應該清楚明白，但現實情況是復雜的，因而對一些問題的闡述應掌握分寸，留有一定的余地，以便具體審批或執行的單位部門能夠按照公文提出的原則或精神，結合各單位的具體情況，靈活處理各種各樣的實際問題，避免出現一刀切的情況。要做到這一點，常借助模糊詞語。我們看下面一段例文：

對于企業管理混亂、產品質量長期低劣、用戶意見很大的企業，應限期改進，必要時停產整頓，并根據不同情況，酌情減發領導干部的工資，停發職工獎金，直到產品達到合格為止。

例文中“限期”、“必要時”、“酌情”等模糊詞語的恰當運用，使公文內容既有原則性，又有靈活性，給收文單位執行文件留有一定余地。

二、合作原則

在所有的語言交際活動中為了達到特定的目標，說話人和聽話人之間存在著一種默契，一種雙方都應遵守的原則。這條原則及其四條準則(量的準則、質的準則、關系準則、方式準則)首先被美國哲學家格萊斯(Grice)提出，他認為“我們的交談通常不是由一串不相關的話語組成的，否則就會不合情理。它們通常是合作舉動，至少有一個彼此都接受的方向。”換句話說，我們好像遵循了這樣的原則:“使你所說的話，在其所發生的階段，符合你所參與的交談的公認目標和方向。”(Grice,H.P.1975:Logicandconversation)這個原則叫合作原則。

1.量的準則

量的準則，要求表達者提供的信息量正好滿足當前交談的需要，所說的話不要多于需要的信息。公文語言表達中，信息量要充足、適當，同時排除冗余信息。應觀點明確，中心突出，簡明扼要。請看一則國際商務發盤信函：

茲發盤中國松香ww級鐵桶裝1000公噸，7/8月裝船，每公噸550英鎊，CFR倫敦凈價，付款條件是不可撤銷即期信用證。上述發盤10日復到有效。

這則商務信函可謂簡潔明了，精確達意，商品品名、規格、包裝、數量、裝運期、價格、支付方式及付款期限等信息缺一不可，在文字安排上真正做到了“益一字則文贅，損一字則意闕”。

公文語言表達要排除冗余信息，開門見山，不枝不蔓，否則會影響主題的表達。例文商洽函中“現有一事，煩請你校給予解決”畫蛇添足，純屬多余；“你校是知名高校，尤其是新聞專業，更是享譽全國”恭維吹捧，偏離主題；“因此，我社曾于去年準備派記者到你校學習，但由于力量不足，未能實現”交代過去，言不對題；“根據國家有關部門關于盡快提高新聞工作者的素質的有關精神和上級要求”，“我們克服暫時困難”敘述報社內部事情，于對方毫無關系。這些語句表達的信息都是多余的，贅余的信息岔開了商洽的主題，模糊了商洽的問題，影響了函件的效用。這份商洽函僅需幾十個字就能夠規范得體，簡潔明了地講清問題：

我社為了提高青年記者的業務能力，擬選派12名青年記者到貴校新聞系記者進修班脫產進修一年，時間約為月。進修期間的各種費用均按貴校規定繳納。如蒙同意，我社即派人赴貴校洽談有關事宜。期盼得到貴校的大力支持。請研究函復。

當然，信息量不足，也影響主題的表達。例如：有一篇請示《市稅務局關于擴建資金的請示》，用了一大段文字解釋急需擴建的原因，又用了一段文字解釋目前解決擴建資金的難度，而對申請撥款和具體的撥款數目卻只字不提，請示最核心的內容——“請示的事項”寫得不夠具體詳細，不能讓人明白。所以這篇公文是失敗的。

2.質的準則

質的準則，要求表達者說的話要力求真實。尤其是不要說自知是虛假的話，不要說缺乏足夠證據的話。在公文語言表達中，運用“質的準則”，就是力求真實準確，摒棄虛假模糊，保證事實材料的真實性和語言表達的準確性。材料真實是公文的生命，唯有真實才能使受文機關了解真實情況，掌握真實信息。早在太平天國《戒浮文巧言諭》一文中就提出，公文應“實敘其事，從某年月日以來，以何地何人證據，一一敘明，語語確鑿，不得一詞妖艷，毋庸半字虛浮”。《國家行政機關公文處理辦法》也明確規定擬定公文要“情況確實，觀點明確”。

公文表達用詞要準確，少用模糊性語言，比如《局關于購買小轎車問題的批復》：“……目前我局財政非常緊張。關于你公司購買小轎車的問題，你們酌情辦理，實在急需就買一輛，不很急需就緩一緩。”這里除了公文語言運用不得體（不莊重）外，就是用詞模糊，怎么“酌情”辦理，批復意見不鮮明，不便于執行。

3.關系準則

公文語言運用遵守關系準則主要體現在遣詞造句和謀篇布局方面，語言組織、結構安排都要與內容表達相關聯。公文語言表達要按照不同的文種類型，結合表達的目的和要求，緊緊圍繞公文的內容組織語言，并且表達的話語要互相關聯。

比如協議書：“雙方于年月日至日在市經過友好協商，在平等互利的原則下，就合作投資創辦出租汽車公司事宜，達成如下協議：……”以下達成協議的幾條，如公司定名、性質、董事會成員、利潤分配、共同遵循的法律法規等各項條款，都與創辦出租汽車公司這個協議的主要目的密切相關，缺一不可，所提供的信息既適量又相關。一篇優秀的公文，其語言表達與主題的關聯性越大，閱讀者需要做的推理就越少，就越容易理解；反之，關聯性越小，閱讀者需要做的推理就越多，就越不容易理解，這樣就影響公文執行的效率，公文也就失去了效力。

另外，公文語篇內容板塊的安排也要求具有內在的邏輯相關性，語篇內容組織編排具有連貫性，信息板塊之間是有機銜接的。行政公文語篇的結構方式在長期運用發展中，逐漸形成了相對固定的體式，按“闡明發文目的、緣由、依據——展開具體事項——尾語”三段式完成信息組接。

4.方式準則

方式準則要求表達者清楚明白地說出要說的話，要簡練有序，避免晦澀歧義。正如葉圣陶先生所說的：“公文不一定要好文章，可是必須寫得一清二楚，十分明確，句穩詞妥，通體通順，讓人家不折不扣地了解你說的是什么。”公文要盡可能寫得簡而得要，這也正是消極修辭的具體體現，公文語言要求做到意義明確，倫次通順，詞句平勻，安排穩密。要避免使用夸張、雙關、婉曲、反語、諷喻等積極修辭手段，否則容易造成表意不準，歧義別解。盡管造成歧義的原因很多，但由此帶來的影響都一樣，損害了公文的表意，危害較大。例如：

你校《關于裝修招待所問題的請示》收悉，經研究，不同意你校擬定的裝修方案，其理由主要是目前擬定的裝修標準偏低。請參照國際五星級飯店總統套間的裝修標準對這一方案作出修訂后再行請示。

這里濫用修辭格，文件對一個縣處級招待所準備超標準裝修的問題，沒有正面批評，而是用了一個“反語”的修辭格，通過旁敲側擊、諷喻等間接表達了作者的意思，如此表達方式的使用不僅破壞了公文所特別需要的鄭重嚴肅的色彩，而且給閱文者以過寬的聯想余地。使其或者真的不明所以，或者可以借此故意曲解。

綜上所述，在公文語篇的生成過程中，如果能夠很好地貫徹“禮貌原則”與“合作原則”，就能使公文更加規范，更有效力。