對(duì)秘書(shū)工作的新要求

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秘書(shū)是個(gè)古老的職業(yè)，又是一個(gè)現(xiàn)代的職業(yè)。在信息飛速發(fā)展的二十一世紀(jì)，互聯(lián)網(wǎng)得到了普及，科學(xué)技術(shù)發(fā)展一日千里，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)深入人心，社會(huì)發(fā)展日新月異，新事物新情況不斷出現(xiàn)，整個(gè)社會(huì)變換無(wú)窮，多姿多彩，秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的信息處理者、決策的輔助者、關(guān)系的協(xié)調(diào)者，面臨著越來(lái)越任務(wù)越來(lái)越繁重，出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)。

一、秘書(shū)的地位和作用在社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的愈來(lái)愈強(qiáng)化。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，無(wú)論是作為社會(huì)宏觀調(diào)控的政府部門(mén)，還是作為市場(chǎng)主體的企業(yè)，其面臨的環(huán)境愈來(lái)愈復(fù)雜，行政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的面臨工作也越來(lái)越棘手。這種狀況給領(lǐng)導(dǎo)的決策、協(xié)調(diào)、管理帶來(lái)更大的難度，也給秘書(shū)工作帶來(lái)更繁重的任務(wù)。改革開(kāi)放的深入發(fā)展，在某些領(lǐng)域某些地區(qū)，由于各個(gè)階層各個(gè)群體對(duì)利益有著不同的訴求，導(dǎo)致諸多的矛盾，個(gè)別時(shí)期甚至可能出現(xiàn)矛盾激化的現(xiàn)象，給秘書(shū)工作的調(diào)查研究和輔助決策提出了更高的要求。比如當(dāng)前，伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，農(nóng)村和鄉(xiāng)鎮(zhèn)工業(yè)化、城市化的步伐加強(qiáng)，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展客觀上需要整合土地、礦產(chǎn)等資源，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展；但在征地拆遷過(guò)程中，群眾對(duì)賴(lài)以生存的土地也有著較深的感情和利益的訴求，處理不好群眾利益和社會(huì)發(fā)展的關(guān)系、處理不好人民群眾的眼前利益和社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益就會(huì)激發(fā)矛盾，甚至?xí)?dǎo)致嚴(yán)重的群體事件，影響社會(huì)的穩(wěn)定，近期媒體不斷報(bào)道因整地拆遷導(dǎo)致的不良事件，成都、上海出現(xiàn)過(guò)被拆遷戶(hù)居民拿汽油瓶自殺的事件。這只是其中的一類(lèi)矛盾，諸多的矛盾使秘書(shū)工作面臨更大的挑戰(zhàn)，秘書(shū)在社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)生活的作用也越來(lái)越大；領(lǐng)導(dǎo)也越來(lái)越需要綜合素質(zhì)高、處理突發(fā)事件能力強(qiáng)的秘書(shū)參謀班子。

二、社會(huì)信息化給秘書(shū)工作帶來(lái)更大的壓力。隨著信息技術(shù)的大發(fā)展，尤其的互聯(lián)網(wǎng)的普及，整個(gè)世界真正變成了“地球村”，一分鐘前在南方發(fā)生的一個(gè)緊急事件，一分鐘后北方的決策機(jī)關(guān)就知道了，就需要秘書(shū)部門(mén)快速整理信息、快速研究、快速制定決策方案。社會(huì)面對(duì)越來(lái)越多的不可預(yù)測(cè)的因素，將面臨越來(lái)越多的突發(fā)事件；越來(lái)越快速發(fā)展的信息技術(shù)，也會(huì)將大量的信息、大量的工作隨時(shí)擺在秘書(shū)部門(mén)的工作案頭，供秘書(shū)部門(mén)分析、整理。據(jù)媒體報(bào)道，國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)部門(mén)平均每天要要接收公務(wù)文件幾百種，再加上電話、傳真、電子郵件與組織會(huì)議、撰寫(xiě)文稿、協(xié)調(diào)關(guān)系等等各項(xiàng)工作，任務(wù)之繁重，工作之緊張，壓力之大是可以想象的。

這也客觀上造成了多數(shù)秘書(shū)部門(mén)工作繁忙，工作不分地點(diǎn)，或者在家里加班，或者人在家里休息，腦子卻思考著工作的事情；時(shí)間不分上下班，天天加班加點(diǎn)是正常，工作時(shí)間超過(guò)8小時(shí)是正常；節(jié)假日不休或者少休息是正常。很多秘書(shū)由于工作緊張，連集體學(xué)習(xí)、專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)都沒(méi)有。

三、處理復(fù)雜多變的社會(huì)關(guān)系給秘書(shū)帶來(lái)更大的壓力。很多有秘書(shū)工作經(jīng)驗(yàn)的人都感慨，認(rèn)為秘書(shū)如果單純地處理信息、撰寫(xiě)文稿、組織會(huì)議，這些工作量雖然大，但還都能較好應(yīng)付，而讓人最頭疼是協(xié)調(diào)溝通，處理關(guān)系。作為秘書(shū)對(duì)上，需要處理好和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，既要尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和建議，又要使領(lǐng)導(dǎo)的決策更加接近客觀事實(shí)；既要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信和決策層的形象，又要讓群眾滿(mǎn)意，而領(lǐng)導(dǎo)各有各的性格特點(diǎn)，有時(shí)真有點(diǎn)眾口難調(diào)的味道，給秘書(shū)的活動(dòng)帶來(lái)更多的壓力；對(duì)下，要向基層或者群眾做好思想工作，既要維護(hù)群眾的切身利益，又要維護(hù)集體和國(guó)家的利益；既要適當(dāng)照顧眼前的短期利益，又要從長(zhǎng)計(jì)議，維護(hù)社會(huì)發(fā)展或者企業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)期利益；既要讓群眾滿(mǎn)意，又要讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可；而基層群眾的情況往往較為復(fù)雜，有些事情公說(shuō)公有理，婆說(shuō)婆有理，矛盾重重，各種利益相互交叉，千絲萬(wàn)縷，給秘書(shū)的協(xié)調(diào)和溝通帶來(lái)很大麻煩；作為秘書(shū)，為很好的解決一件事情，還要與本單位或者外部單位的部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)，比如房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司的秘書(shū)輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策后，還要跑?chē)?guó)土、稅務(wù)、建設(shè)局、工商局等等部門(mén)，每個(gè)批文都需要協(xié)調(diào)，工作難度相對(duì)較大，需要有較高的協(xié)商本領(lǐng)和溝通藝術(shù)。

四、秘書(shū)工作面臨的誘惑和陷阱較多。秘書(shū)工作是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾的工作，其本身雖然沒(méi)有決策權(quán)，但其總是在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，有更多的機(jī)會(huì)參與決策，對(duì)決策層領(lǐng)導(dǎo)施加影響，所以成了一些想走捷徑人拉攏腐蝕的對(duì)象。尤其是處在現(xiàn)在的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，追逐利益的最大化成了各企業(yè)和各利益群體最大的目標(biāo)；為了達(dá)到的目的、占有更多的公共資源，有些人不擇手段進(jìn)行不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)，他們無(wú)法接近領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，就會(huì)千方百計(jì)接近秘書(shū)，盡力想通過(guò)秘書(shū)的影響攫取更多的不正當(dāng)利益，也使秘書(shū)面臨更多類(lèi)型的“糖衣炮彈”的襲擊。腐蝕是一點(diǎn)一滴進(jìn)行的，拉攏是一步一步開(kāi)展的，“感情”是一次一次接近慢慢培養(yǎng)的，昨天請(qǐng)你吃頓便飯，今天就要送件衣服，后天就要送你部汽車(chē)，大后天送你座豪宅；“與欲取之，必先予之”，然后就要提條件提要求，開(kāi)始向你索取了。金錢(qián)、美色、榮譽(yù)等等諸多誘惑，親情、愛(ài)情、友情等諸多名義，一不小心秘書(shū)就會(huì)踏入陷阱，成了不法分子利用的工具。

五、秘書(shū)工作成果的更加隱匿化。秘書(shū)屬于服務(wù)性工作，其撰寫(xiě)文稿、管理文書(shū)、組織會(huì)議、操辦事務(wù)、輔助決策都要圍繞著領(lǐng)導(dǎo)的要求來(lái)做，都要幕后工作。這種性質(zhì)決定了秘書(shū)活動(dòng)的成果是不顯露的，是隱匿性的，是包容在領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)成果之中的，體現(xiàn)在整個(gè)組織形象之中的。隨著社會(huì)的發(fā)展，秘書(shū)工作的分工將越來(lái)越細(xì)，秘書(shū)活動(dòng)成果也將越來(lái)越隱形化。寫(xiě)作秘書(shū)、文件管理秘書(shū)、調(diào)研輔助決策、會(huì)議秘書(shū)、信息接收秘書(shū)、協(xié)調(diào)秘書(shū)、督察、信訪、接待、生活秘書(shū)、私人秘書(shū)等，秘書(shū)的分工愈來(lái)愈細(xì)致，工作內(nèi)容愈來(lái)愈廣泛。秘書(shū)團(tuán)隊(duì)需要相互協(xié)作，圍繞一個(gè)共同的目標(biāo)，提高組織機(jī)構(gòu)的辦事效率，其成果才能整體凸顯出來(lái)。聯(lián)合國(guó)秘書(shū)處有秘書(shū)7000多人，來(lái)自150個(gè)國(guó)家，分工非常細(xì)，單個(gè)秘書(shū)的活動(dòng)成果很難顯現(xiàn)。

六、秘書(shū)女性化趨勢(shì)明顯。秘書(shū)是一項(xiàng)實(shí)務(wù)性工作，不是花瓶也不是點(diǎn)綴更不是社交場(chǎng)合的陪吃陪喝，目前秘書(shū)出現(xiàn)了明顯的女性化趨勢(shì)，尤其是工作經(jīng)驗(yàn)豐富、社會(huì)閱歷深、處理問(wèn)題能力強(qiáng)的中年女性受到了廣大企業(yè)事業(yè)單位的青睞。女性天生具有耐心細(xì)致、文雅謹(jǐn)慎、善于語(yǔ)言表達(dá)的特點(diǎn)，能較好地滿(mǎn)足秘書(shū)職業(yè)特點(diǎn)。當(dāng)前，很多企業(yè)的女性秘書(shū)占有很大比例。